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Publi-postage

WORD (publipostage)

L’une des nombreuses fonctionnalités de Word est le publipostage. On le croit souvent compliqué … Il suffit de quelques minutes et de pratique plusieurs fois dans un mois pour le maîtriser. Là encore, la technique ne suffit pas, il faut savoir vérifier les adresses, éliminer les doublons et avoir des notions de mise en page et bien sûr … le sens de la langue, même si des dictionnaires sont inclus !

Définition

Le publipostage (ou « mailing ») est une opération qui consiste à envoyer la même lettre à plusieurs destinataires.

Il peut s’agir d’une douzaine de personnes ou au contraire de plusieurs centaine de milliers de courriers (comme le Reader’s Digest qui envoie plus de 500 000 lettres à la fois) …

La théorie : Il faut donc

1) préparer une lettre qui sera la « LETTRE TYPE » ou document principal,

2) créer une liste d’adresses des personnes ou organismes auxquels on s’adresse, c’est la « BASE DE DONNÉES » (un carnet d’adresses en quelque sorte, qui peut être sous EXCEL),

3) enfin FUSIONNER les deux après avoir indiqué dans la « LETTRE TYPE » à quel endroit on veut insérer des « CHAMPS DE FUSION ».

La pratique

Le publipostage est un OUTIL fantastique, aussi, une fois la lettre rédigée et tapée, et donc à l’écran :

  • il faut cliquer sur le menu déroulant « OUTIL » et lâcher la souris sur « publipostage ».
  • apparaît à l’écran une boite de dialogue avec les trois étapes 1, 2 et 3, qui correspondent à ce qui a été expliqué dans la théorie juste ci-dessus.
  • cliquer sur (1) créer, puis sur « lettres-types » et choisir « fenêtre active ». Cela signifie qu’on a décidé que le document actuellement ouvert sera la « LETTRE TYPE »
  • cliquer ensuite sur (2) « obtenir les données » puis « créer la source de données », puisqu’elle n’existe pas encore
  • un fois la base de données créée, il faut la remplir et donc on choisit « modifier ». Pour faire un essai, je recommande de taper 4 adresses simples (2 hommes et 2 femmes) avec
    • Titre (ou civilité) : Monsieur ou Madame
    • Prénom
    • Nom
    • Adresse
    • Code Postal
    • Ville

Ces 6 rubriques correspondent à des « champs » qu’on retrouvera quand il s’agira d' »insérer champ de fusion » dans la lettre (il s’agit d’un exemple).

Cela équivaut à dire à l’ordinateur « tu mettras ICI le titre, et après un espace le prénom puis le nom et je te demande d’aller à ligne (on fait un retour ligne) pour l’adresse et enfin à la ligne suivante pour le Code Postal (espace) et la Ville ».

<<Titre>> <<Prénom>> <<Nom>>
<<Adresse>>
<<Code Postal>> <<Ville>>

Et vous devriez voir ceci ! chaque champ entouré de ces deux symboles << >>

pour vérifier que c’est bien correct, on passe à la 3° étape, qui consiste à fusionner les 4 adresses, et l’on voit sur le même document qui s’appelle automatiquement « lettres type 1 » etc 4 pages différentes avec exactement le même texte mais 4 destinataires différents.

Attention, ne JAMAIS CORRIGER sur les « lettres types » (inscrit sur la barre bleu tout en haut de l’écran), mais sur le document principal que vous avez nommé d’un nom particulier.

Ne jamais enregistrer ces « lettres types » mais faire toutes les corrections sur le document maître.

Pour un « mailing » par courrier et surtout si on utilise des enveloppes à fenêtre, faire un essai sur les 4 premières adresses et, si possible, les plus longues pour bien vérifier que tout tombe en repérage pour la pliure de page en 3 ou 2 selon les cas.

Comme ces mises au point sont un peu longues, il vaut mieux bien garder les documents maîtres et les bases de données pour ne pas recommencer le travail une autre fois…

A quoi sert le publipostage ? des exemples

1) Vous déménagez et vous prévenez d’une part vos amis et vos proches mais aussi un certain nombre d’organismes (SS, Banque, Employeur, Mairie pour la carte d’électeur…. etc)

2) Vous invitez une centaine de personnes pour votre anniversaire!

3) Vous cherchez un autre travail et vous faites une lettre d’accompagnement de CV et de lettre manuscrite ….etc